Uma das principais atividades da área de Recursos Humanos (RH) é a realização da integração de funcionários novos ou onboarding. Esse processo é fundamental para a sua familiarização com o novo ambiente de trabalho. Por isso, é importante que ela seja feita com eficiência.
Normalmente, o processo pode enfrentar diversas dificuldades que comprometem seu resultado e aumentam o tempo necessário para integrar o colaborador. Sendo assim, muitas empresas passaram a buscar novos formatos e ferramentas que otimizam a sua aplicação, dentre elas, se destacam as soluções de e-Learning.
Essas ferramentas são consideradas uma das principais tendências em termos de educação corporativa e desenvolvimento profissional. Elas facilitam o processo de integração, permitindo o uso de conteúdos mais fáceis de assimilar, interativos e personalizados.
Ao longo deste artigo você pode conferir como uma solução de e-Learning pode otimizar o processo de integração de colaboradores e melhorar os resultados da empresa. Acompanhe!
Como funciona a integração de colaboradores?
O programa de integração tem como objetivo facilitar o processo de adaptação dos novos colaboradores, apresentando todas as informações necessárias para isso. Entre elas, estão:
- boas-vindas: mensagem receptiva, normalmente feita por alguém da diretoria, como o CEO;
- história da empresa;
- missão, visão e valores;
- momento e desafios atuais;
- o que se espera dos profissionais da empresa;
- orientação sobre instalações e cotidiano (horários, estacionamento, registro de ponto);
- benefícios oferecidos: vale transporte, plano de saúde, refeição, etc;
- canais de comunicação: com o setor de TI, RH ou Ouvidoria;
- onde encontrar mais informações: intranet ou plataformas da empresa;
- informação sobre as próximas etapas da integração (quando aplicável);
- agradecimento.
O processo é particular de cada empresa, podendo ser realizado em alguns minutos, um dia completo ou ser repartido durante semanas. Independentemente do formato escolhido, quando feita de forma correta, os resultados esperados no longo prazo são retenção dos profissionais, redução de custos e aumento da produtividade da equipe.
Quais os principais desafios desse processo?
Quando um novo colaborador ingressa num novo ambiente de trabalho, é comum lidar com fatores que, num primeiro momento, dificultam sua produtividade e atuação, como:
- ansiedade pelo novo trabalho;
- novos colegas totalmente desconhecidos;
- sistemas e processos operacionais nunca vistos antes;
- nova cultura organizacional;
- novo sistema de gestão;
- poucos fatores conhecidos.
Nessa situação, é comum ficar nervoso e não saber bem o que fazer. Um programa de integração tem como objetivo ajudar esse colaborador, mostrando como tudo funciona e acompanhando seu processo de socialização.
Empresas que não realizam um processo eficiente de integração normalmente apresentam um período maior de adaptação dos novos colaboradores, ou seja, eles levam mais tempo para apresentar a mesma produtividade dos demais.
Além disso, muitos podem se sentir desamparados pela organização. Dessa forma, tendem a não valorizar o ambiente de trabalho e as chances de procurarem por novas oportunidades no mercado são maiores, aumentando as taxas de turnover da empresa.
Como as soluções em e-Learning ajuda a superá-los?
Como falamos, soluções em e-Learning são tendência em processos de integração nas empresas. Isso ocorre por diversos motivos, como podemos ver a seguir.
Facilita a apresentação do conteúdo
Uma solução de e-Learning permite que o conteúdo do programa de integração de novos colaboradores seja feito por meio de diferentes formatos, como vídeos, jogos, testes, simulações com realidade virtual e apresentações digitais. Todos apresentam diversos estímulos que facilitam a compreensão de todas as informações.
Os formatos podem ser diversificados dentro da uma solução online. Por exemplo, a história da empresa e sua missão, visão e valores podem ser apresentados em vídeo e com um documento digital como suporte que pode ser consultado sempre que o colaborador precisar de algum dado específico.
Ao mesmo tempo, a cultura e as normas da empresa podem ser apresentadas como um jogo, usando a gamificação para aumentar a assimilação dos conceitos pelos novos colaboradores.
Permite avaliar o conhecimento assimilado
Como a solução e-Learning permite a inclusão de testes e avaliações no processo de integração, fica mais fácil acompanhar se o conteúdo está sendo assimilado como deve pelos colaboradores.
Essa prática é importante principalmente para regras, código de conduta e questões de segurança, como processos de operação de maquinários, por exemplo. Os testes podem ser aplicados logo após as informações serem apresentadas e caso o colaborador não atinja a pontuação necessária, ele deve recomeçar o processo.
Aqui, é importante indicar aos novos colaboradores que a integração é criada para facilitar sua atuação na empresa e que essas avaliações servem apenas para certificar que eles estão seguros para o trabalho. Isso faz com que eles não se sintam pressionados em entregar os melhores resultados e se empenhem apenas em aprender.
Facilita a personalização da integração
No formato tradicional de integração, o RH reúne os novos colaboradores de todas as áreas e apresenta todas as informações de forma conjunta, tendo que indicar quando elas se aplicam para todos ou para apenas um grupo de colaboradores.
Ao adotar uma solução e-Learning o conteúdo pode ser personalizado para cada profissional. Desse modo, ele vai acessar apenas o que faz sentido para a sua integração. Isso aumenta seu engajamento com o material e reduz o tempo necessário para concluir o processo.
Reduz os custos do programa
Empresas maiores tendem a ter um local único de integração para todos os colaboradores, fazendo com que aqueles que atuam em diferentes localidades precisem se deslocar. Isso gera diversos custos para a organização, como passagens, alimentação e hospedagem.
Esses custos são eliminados quando o colaborador pode fazer sua integração em sua unidade de trabalho, diretamente de seu computador. Além disso, o custo do profissional parado também é reduzido, uma vez que ele se integra mais rapidamente com essa solução.
Ambiente dinâmico com diversas funções
Por fim, uma solução de e-Learning pode ser usada como um hub de desenvolvimento para os colaboradores. Além do processo de integração, ela pode apresentar outros treinamentos, capacitações, informações para consulta sobre a empresa e ambiente de testes para acompanhamento de cada profissional. Assim, ela se torna uma ferramenta estratégica para o RH.
Como garantir esse cenário no meu negócio?
Antes de mais nada, ter uma ferramenta por si só não gera resultado. O mais importante é realizar um bom planejamento e desenhar uma estratégia sólida para o desenvolvimento dos colaboradores — incluindo a integração de novos colaboradores.
Com um processo estruturado, é necessário definir de forma adequada os treinamentos que podem usar uma solução de e-Learning e como seu conteúdo deve ser preparado e apresentado. Existem diferentes formatos que podem ser usados em treinamentos online, como gamificação, pílulas de conhecimento, apresentações digitais, simuladores e videoaulas.
Pelas inúmeras possibilidades e exigências que uma estratégia eficiente exige, as chances de se cometer pequenos erros e comprometer os resultados do uso de uma ferramenta são enormes. Por isso, o mais indicado é procurar por uma empresa parceira, especializada no desenvolvimento de conteúdos para essa solução.
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