Treinamento Onboarding: o que é e como implantá-lo?

O conceito de treinamento onboarding

De forma simples, o treinamento onboarding consiste em programas de orientação para os colaboradores recém-chegados a uma empresa, com técnicas de socialização. O objetivo é fazer com que o novo funcionário tenha sucesso em seu ambiente de trabalho o mais rápido possível, além de diminuir o índice de rotatividade da equipe nos primeiros meses de inserção na companhia.

Em um processo de onboarding, são descritas as ações às quais um novo membro se submete para adquirir as atitudes, os comportamentos e os conhecimentos necessários para participar de uma organização. Esse processo de integração deve ser sistemático e capaz de estabelecer uma trajetória positiva no início da carreira do colaborador na nova instituição.

O papel de tal tipo de iniciativa é crucial, pois os funcionários bem recepcionados e acolhidos são mais propensos a se interessar pela empresa e desejam fazer parte dela mais rapidamente. Isso gera resultados que afetam positivamente o ambiente de trabalho em que estão inseridos.

Os benefícios do treinamento onboarding para a organização

Agora que você já entendo o conceito do onboarding, veja quais são os benefícios de sua implementação para empresas e funcionários:

• oferecer a orientação adequada para que os resultados sejam alcançados;
• criar um laço de proximidade entre colaborador e organização;
• apresentar as informações técnicas para que o processo seja eficiente;
• aumentar o índice de permanência de talentos na empresa, por meio do desenvolvimento do espírito de pertencimento;
• elevar o índice de produtividade em curto prazo, a partir da satisfação do colaborador;
• reduzir custos de rotatividade e novas contratações;
• minimizar o tempo de adaptação de novos colaboradores.

As etapas do onboarding na prática

Para facilitar sua compreensão sobre o funcionamento prático do treinamento onboarding, dividimos esse processo em 4 etapas. Assim, fica mais fácil visualizar quais são as ações possíveis para criar uma experiência eficiente de socialização e integração. Acompanhe!

Pré-chegada

A primeira fase do acolhimento do novo membro começa em sua chegada. Nesse momento, ele é recepcionado pela empresa e um representante do setor de Recursos Humanos o dá as boas-vindas — apresentando-o para seu gestor direto e sua nova equipe de trabalho.

A equipe pode fazer uma pequena recepção calorosa. Quanto maior for o empenho do time, mais fácil será a integração do colaborador, diminuindo a taxa de rejeição e tornando o processo de socialização mais rápido.

Introdução e orientação

O passo seguinte é apresentar as ferramentas de trabalho para a execução das tarefas propostas, como computador, materiais de escritório ou equipamentos de segurança. Também são fornecidas as informações necessárias para a realização das atividades.

É preciso explicitar o que e como deve ser feito, se determinado trabalho pode ser entregue individual ou coletivamente, qual é o tempo desejável para sua execução e qual a sua finalidade. A empresa pode utilizar treinamentos para facilitar a aprendizagem.

Com os treinamentos onboarding online, é possível facilitar a integração dos colaboradores. Isso pode ser feito por meio do compartilhamento de informações em um ambiente interativo e colaborativo, com o uso de recursos dinâmicos e tecnológicos.

Além do mais, os conteúdos disponibilizados no ambiente virtual podem ser acessados a qualquer momento. O uso de materiais audiovisuais permite uma maior absorção de informações e o custo com esse tipo de treinamento é bem menor.

Assimilação

Nessa etapa, o colaborador obtém informações sobre a companhia — que podem ser repassadas por meio de um manual de acolhimento. O material deve conter a apresentação estratégica da organização, que consiste na missão, na visão, nos valores e na trajetória, além da apresentação de todos os departamentos, com ênfase naquele do qual a pessoa fará parte.

Também é preciso descrever os direitos e deveres do empregado, a política de funcionamento e o código de ética institucional. Dessa forma, o novo funcionário poderá integrar a identidade, as crenças, os valores e os comportamentos desejados pela empresa (ou seja: a cultura organizacional fará parte de suas ações).

Integração e contribuição

Para facilitar a visão do novo membro quanto às metas a serem alcançadas, a companhia pode disponibilizar um mentor. Esse profissional será responsável por repassar todas as orientações quanto aos resultados em longo prazo e quais são as contribuições esperadas da atuação do colaborador.

Além de todas as ações citadas, é recomendado realizar entrevistas regulares de acompanhamento e visitas à empresa durante o processo de seleção, para que os potenciais colaboradores se familiarizem com o ambiente de trabalho.

A implantação desse processo dentro da empresa

Agora que você sabe como funciona um treinamento onboarding, é importante entender a melhor forma de fazer sua implementação, ou seja, construir um projeto específico para o seu negócio. Para isso, confira os passos a seguir.

Mapeamento

O primeiro passo para implementar um treinamento onboarding na empresa é realizar um mapeamento da operação e informações relevantes para as etapas do processo. Entre elas, estão:

• áreas, gestores e hierarquias;
• descrição de responsabilidades de cada cargo;
• ferramentas, processos e boas práticas de cada uma;
• missão, visão e valores da empresa;
• boas práticas e políticas da organização;

Com base nessas informações é possível determinar de forma eficiente quais atividades devem ser feitas em cada etapa, bem como a melhor forma de apresentar os dados para cada perfil de colaborador.

Uma prática importante é entrar em contato com os gestores e prepará-los para aplicar um treinamento de onboarding específico do time, ou seja, criar um processo de integração do membro para que ele conheça suas funções dentro do time.

Planejamento

O próximo passo para adotar o treinamento onboarding é fazer o planejamento de todas as etapas. Nesse sentido, é preciso determinar coisas, como:

• quais materiais e conteúdos precisam ser coletados e produzidos;
• como cada etapa deve ser estruturada;
• quais ferramentas podem ser utilizadas para otimizar os resultados;
• quais os objetivos do investimento feito;
• quais métricas podem ser utilizadas para medir performance do projeto;
• qual cronograma para implementação;
• quem serão os profissionais responsáveis pela execução de cada etapa;
• como será feito o monitoramento do projeto;
• qual o orçamento necessário;
• quais práticas devem ser adotadas primeiramente;
• necessidade de parceiros e processo de escolha;

Nesse sentido, a fase de planejamento direciona a implementação de um treinamento de onboarding que faz sentido para a empresa, atendendo seus objetivos. Essa etapa normalmente envolve aprovação de orçamento e investimento, por isso, é importante contar com esses momentos no cronograma.

Implementação

Com o projeto aprovado e finalizado, é o momento de começar sua implementação, ou seja, seguir o cronograma apresentado e acompanhar o progresso dos profissionais e parceiros envolvidos, garantindo que tudo seja feito dentro do que foi planejado.

Uma dica para garantir os melhores resultados é ter um cronograma que considera imprevistos e apresenta um prazo maior do que o necessário para cada atividade. Além disso, ter datas e momentos para avaliar o progresso garante que medidas possam ser tomadas para conter atrasos e lidar com problemas diversos — como falta de orçamento.

Acompanhamento

Além de acompanhar o progresso da implementação, é importante avaliar os resultados do treinamento onboarding, ou seja, quais os impactos gerados por eles e se seus resultados atendem os objetivos esperados do projeto. Para isso, é importante que métricas tenham sido escolhidas durante seu planejamento.

Avaliar se houve melhora no clima organizacional, ganho de produtividade e redução da rotatividade nos primeiros meses dos novos colaboradores ajuda a compreender se o treinamento está sendo positivo e gerando bom retorno para o investimento realizado.

Os erros mais comuns na adoção do onboarding

É evidente que o processo de implementação de um treinamento onboarding exige estratégia e dedicação para evitar problemas que comprometam seus resultados. Abaixo, listamos os principais erros do processo que a empresa deve se atentar. Veja!

Não fazer um planejamento adequado

O primeiro erro mais comum em adoção de treinamentos é não fazer um planejamento eficiente, ou seja, decidir tudo de última hora. Isso é um problema porque as chances de que falhas aconteçam são muito maiores, como falta de orçamento para finalizar o projeto ou etapas que não impactam de forma positiva o ambiente de trabalho.

Adotar um modelo sem personalização

Outro problema comum é buscar por uma empresa terceira para fazer o onboarding e não personalizar o processo, seguindo apenas um padrão de mercado. Esse treinamento deve ser centrado no ambiente de trabalho e cultura da organização, por isso, deve ser pensado para transmitir mensagens específicas ao colaborador.

Não envolver gestores

Como falamos, é importante que o onboarding envolva os profissionais de liderança da organização. Isso porque eles são responsáveis por receber os novos colaboradores em seu time e instruí-los sobre suas responsabilidades, metas e processos de trabalho, facilitando sua integração.

Tentar fazer tudo sozinho

A não ser que sua empresa seja especializada em educação corporativa, tentar fazer todo o desenvolvimento de um treinamento onboarding pode ser um erro. Essa prática aumenta as chances de que o projeto custe mais e não gere os resultados que o trabalho de uma consultoria poderia alcançar, uma vez que esse negócio trabalha justamente com essa atividade.

Não adotar a tecnologia como aliada

Por fim, um erro que compromete diretamente o custo e eficiência do treinamento onboarding é a falta de investimento em tecnologia nesse processo. Como falamos, ferramentas de ensino corporativo podem ser utilizadas para facilitar o compartilhamento de informações, bem como aumentar o alcance dessa iniciativa, permitindo que os colaboradores sejam treinados de forma remota.

O papel da tecnologia no processo

O uso da tecnologia é uma realidade entre as empresas. Usada para otimizar e facilitar a atuação de processos, ela é fundamental para otimizar as ações de RH, como a implementação de um treinamento onboarding, assim como toda a estratégia de educação corporativa do negócio.

Existem no mercado diversas opções de plataformas, softwares e soluções de TI que contribuem para esses objetivos. Entre elas, estão:

• plataforma Learning Management System (LMS);
• aplicativo móvel;
• rede social corporativa;
• e-learning;
• gamificação;
• mobile learning;
• microlearning;
• rapid learning;
• tecnologia VR e AR;
• vídeo aulas.

Esses são apenas alguns exemplos de tendências da educação corporativa que podem ser utilizados no processo de ensino dentro da organização, inclusive em seu treinamento onboarding. Sua adoção contribui para benefícios como aumento do engajamento e participação; melhor retorno; ganho de escala e redução de custos.

Conclusão

Definitivamente, é importante buscar por um parceiro especializado em educação digital corporativa, que domine as tendências e consiga construir um projeto que atende às reais necessidades da empresa usando a tecnologia.

Ao lidar com o treinamento onboarding de um novo membro no seio de uma organização, muitos aspectos devem ser trabalhados de forma eficiente. Assim, o processo ocorrerá da forma mais prazerosa possível para o novo colaborador e, também, para a equipe. Dessa forma, com a baixa rotatividade de empregados, os ganhos serão perceptíveis.

Também devido ao maior engajamento do funcionário e da equipe na qual ele foi inserido, os resultados podem ser sentidos com o aumento da produtividade na organização como um todo. Isso mostra que o processo de inserção de novos colaboradores é um dos fatores de sucesso do setor de Recursos Humanos.

Portanto, investir em onboarding significa pensar estrategicamente na retenção de talentos que possam vir a colaborar, de forma positiva, com os resultados de uma organização. O profissional de Recursos Humanos, nesse contexto, deve atentar às melhores práticas de integração dos novos membros de uma empresa.

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