Ter uma rotina de treinamentos definida é algo muito comum nas organizações. A forma como esses cursos e workshops acontecem e o impacto que eles têm na vida profissional da equipe fazem toda a diferença. Esse processo deve ser conduzido de forma organizada, para que os objetivos de fato se cumpram. Treinar por treinar nunca é uma boa ideia.
Por outro lado, oferecer um calendário de treinamentos que não condiga com as necessidades da empresa pode ser um desperdício de tempo e dinheiro.
O planejamento das capacitações oferecidas deve ser orientado pelos indicadores da área de Recursos Humanos — que consideram desempenho, rotatividade e outros fatores — e também as necessidades internas e de mercado. É preciso saber o que fazer para oferecer uma grade de treinamentos que seja realmente relevante ao time.
Confira algumas dicas para otimizar a organização de treinamentos!
Identifique as demandas
É importante oferecer um pacote de treinamentos que modifique para melhor a realidade da vida dos trabalhadores. Faça um diagnóstico das principais demandas. Converse com gestores, com o setor de produção, analise os relatórios e feedbacks de funcionários e lideranças e confira as necessidades do contexto.
Além disso, o mercado costuma sinalizar de forma muito clara as necessidades por capacitações técnicas e comportamentais dos profissionais.
Pode ser que você se depare com uma necessidade muito maior que a sua capacidade, mas não se preocupe. Diante de uma situação como essa, é preciso elencar as demandas por nível de prioridade, ou se apoiar em uma boa consultoria de treinamento.
Se muitos erros fiscais estão sendo detectados, é preciso investir em treinamentos voltados para essa área. Se acidentes de trabalho estão ocorrendo na linha de produção, é urgente agir rápido e oferecer treinamento e capacitação especializada.
Defina o formato do treinamento
De acordo com as necessidades apresentadas, você vai definir o formato do treinamento, que pode ser presencial, a distância ou em formato expositivo ou de workshop, por exemplo.
Se um grupo muito grande precisa ser capacitado, a realização deve ocorrer em uma sala maior, e uma dinâmica que permita que o conteúdo seja assimilado deve ser aplicada. Se for para poucos profissionais, apenas aqueles que necessitem de uma orientação mais prática, o formato de oficina pode atender. A necessidade e o conteúdo da capacitação é que vão definir as ferramentas mais adequadas.
Para treinamentos internos, é sempre bom ter flexibilidade no horário. Dividir o curso em pequenos encontros é interessante e permite que o colaborador consiga trabalhar normalmente em parte do período. Isso também facilita a compreensão do conteúdo, pois receber muita informação em períodos muito longos pode dificultar a aprendizagem.
Para as empresas que têm unidades espalhadas pelo país, é interessante oferecer cursos a distância.
Reserve data e infraestrutura
É importante reservar data e local com antecedência, para encontrar disponibilidade e para que os profissionais consigam se organizar para participar. Aproveite bem o espaço físico oferecido pela instituição: isso inclui auditório e salas de treinamentos, mas também espaços de produção e pátios externos, que, eventualmente, podem se tornar ambientes de treinamento relevantes.
Verifique também se a empresa vai arcar com o coffee break ou se serão disponibilizados apenas água e café para os participantes. Tudo precisa ser solicitado com antecedência, para não comprometer outros setores ou inviabilizar o processo.
O acesso à internet é muito importante. Hoje, é muito comum que as empresas usem vídeos e outros recursos em seus treinamentos, como a transmissão via streaming, que depende de uma boa conexão. Caso opte pelo desenvolvimento de um curso a distância, encontre uma boa consultoria que possa auxiliar na construção do conteúdo e na correta transposição para uma mídia que condiga com a realidade da empresa e do público-alvo, utilizando tecnologia e metodologias engajadoras.
Planeje o conteúdo
Este é o tópico principal dos treinamentos. Não adianta ter um espaço físico fabuloso e excelentes recursos tecnológicos se o conteúdo não atender à necessidade das pessoas.
Pense no que precisa ser passado, consulte os setores que demandaram o treinamento, recorra a consultores de empresas especializadas e apresente uma grade de conteúdo rica e capaz de ser realizada conforme as necessidades da empresa.
É importante pensar tanto em situações específicas, como um processo de certificação de qualidade; como em situações normais, que exigem uma frequência de capacitação determinada.
No primeiro caso, deve-se trabalhar com um calendário mais rigoroso, para garantir que a equipe esteja preparada para receber as auditorias dos órgãos certificadores. No segundo, pode ser que haja mais flexibilidade na definição desse calendário, mas também é importante trabalhar com muito planejamento e organização.
Avalie com rigor
As organizações já incorporaram às rotinas de treinamento mecanismos capazes de aferir a eficácia das capacitações internas. Formulários e avaliações prévias, também conhecidas como pré-testes, são necessários para que se consiga avaliar a efetividade dos treinamentos propostos. Assim, os colaboradores fazem o mesmo teste antes e depois que o curso é realizado.
É importante registrar esses índices em todas as capacitações que são feitas, para que se possa fazer um comparativo entre os períodos ao longo do tempo. Esse retorno é importante para o setor de RH e para os próprios funcionários, pois eles conseguem verificar qual é o ganho de conhecimento adquirido em determinado período.
Aperfeiçoe os treinamentos sempre
Mas não é apenas o conhecimento da equipe que deve ser avaliado nos treinamentos. As capacitações também devem oferecer ferramentas de avaliação sobre os conteúdos apresentados. Ao final, os colaboradores devem avaliar as informações apresentadas, a metodologia usada, o tempo despendido com a formação e os possíveis facilitadores ou monitores do curso.
Essa é uma forma de manter a qualidade dos cursos, para que seja possível aperfeiçoar os treinamentos sempre. Com a mudança do público interno e o surgimento de novas tecnologias a cada dia, é preciso melhorar e evoluir continuamente.
Novas técnicas e ferramentas devem ser incorporadas sempre que possível, mas nunca se deve perder o olhar cuidadoso e humano, fundamental quando lidamos com treinamento e desenvolvimento de pessoas.
Por mais que a equipe se desdobre para oferecer o melhor, é importante ouvir as pessoas diretamente envolvidas já de olho na próxima organização de treinamentos, pois, algumas vezes, pode-se descobrir que um tópico precisa ser abordado com mais ou menos ênfase, por exemplo.
